Bij het starten van de webshop integratie vindt NedFox het erg belangrijk dat er een implementatie plan geschreven wordt. Dat hoeft niet noodzakelijkerwijs tientallen pagina's te zijn, als maar goed vastgelegd wordt wat de klant wil bereiken en binnen welke termijn. Met dit document kan de implementatie gestart worden. Wij hebben ervaren dat implementaties om allerlei redenen langer kunnen duren als vooraf het idee was, waarbij in de loop van het traject veranderingen van inzicht gaan ontstaan. Door terug te grijpen op de oorspronkelijke afspraken blijft dan voor iedereen duidelijk hoe het traject gestart is. Uiteraard mogen er wijzigingen van inzicht ontstaan, maar het is verstandig die dan te documenteren in mutatie documenten.
Benoem in het implementatie plan minimaal:
- Welke artikel gegevens uit RetailVista moeten er zichtbaar worden in de webshop
- Is de voorrraad uit RetailVista belangrijk voor de webshop
- Is er sprake van 1 of meerdere vestigingen (kan forse implicaties hebben!)
- Zijn er ook foto's gewenst uit RetailVista
- Moeten klantbestellingen worden teruggelezen in RetailVista
- Wat voor soort kortingen zijn gewenst
Bij het implementatieplan is het ook belangrijk dat er aandacht wordt besteed aan eventuele processen op de winkelvloer die moeten worden gestart bij het gebruik van een webshop. Denk hierbij aan de onderstaande belangrijke items:
Als er gebruik gemaakt gaat worden van het koppelen van voorraad naar de webshop, dan is het van belang dat de voorraad correct bijgehouden wordt binnen RetailVista. Binnengekomen artikelen moeten dus worden opgeboekt in RetailVista zodat de voorraad omhoog gaat. Van tijd tot tijd kan het belangrijk zijn om de voorraad in RetailVista te controleren met de werkelijke voorraad op de winkelvloer.
Als er voor gekozen wordt om order berichten uit te lezen uit een webshop, dan moeten die verkooporders worden uitgeleverd via RetailVista. Dit is een van de manieren om de voorraad ook weer omlaag te krijgen. Alle webshop orders worden verkooporders in RetailVista en vanuit deze module wordt de werkelijke uitleveringen ondersteund. Dit zal bij weinig orders (zoals vaak het geval in de opstartfase) meestal teveel werk zijn. Om die reden adviseren we om te starten met een eenvoudige verkoopprocedure via de kassa van artikelen die via de webshop uitgeleverd worden. Dan gaat de voorraad wel omlaag, maar is het inrichten van een logistiek proces met verkooporders niet nodig.
Het is niet te verwachten dat een webshop producent de kennis in huis heeft om deze processen in te voeren op de winkelvloer en RetailVista. Wij adviseren met klem om contact met ons op te nemen zodat wij in overleg met de klant advies kunnen geven over de benodigde aanpassingen op de winkelvloer en in RetailVista zelf.
Wij werken heel graag samen met webshop bedrijven om de implementatie van een webshop tot een succes te maken. Onze voorkeur gaat er naar uit dat beide partijen een implementatieplan schrijven en deze op elkaar afstemmen. NedFox kan dan het 'winkel' gedeelte voor haar rekening nemen, terwijl de webshop partij het gedeelte pakt vanaf de ShopServer. Klanten kunnen contact opnemen met de verkoop afdeling van NedFox om een dergelijk traject te starten. Zeker bij de vervanging van bestaande webshops vinden wij het essentieel om een dergelijke gezamenlijke implementatie te starten en bovendien gebruik te maken van een schaduw omgeving!